Dans leur fonctionnement, les entreprises doivent gérer une multitude de documents professionnels. Qu’il s’agisse des bulletins de paie, des contrats de location ou encore des devis, chaque fichier doit être traité efficacement, et ceci, conformément aux objectifs de l’organisation. Avec l’impact de la digitalisation, les organisations, quelle que soit leur taille, ont fait le pari de la dématérialisation avec l’adoption de la GED (Gestion Électronique des Documents). Découvrez ici les points forts de ce concept.
Plan de l'article
Gagnez du temps grâce à la GED pour vous consacrer à votre activité
Comme son nom l’indique, la GED est un système qui regroupe toutes les données d’une entreprise en un même emplacement numérisé. Ce dernier (qui se présente comme une plateforme) centralise les documents relatifs à la vie de la structure. À ce titre, la GED est avantageuse à bien des égards. En effet, elle permet de réduire certaines opérations qui peuvent être fastidieuses. Citons, à ce propos, le regroupement des rapports dans des classeurs physiques, qui est sans doute l’une des tâches les plus chronophages en entreprise.
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Dans le même sens, avec un logiciel GED, vous pouvez organiser de manière efficace chacun de vos processus (facturation, etc.). De fait, via quelques mots-clés, il est possible de retrouver en très peu de temps tous vos documents professionnels. Ceci vous permet de consacrer plus de temps à votre cœur de métier.
Par ailleurs, en mettant en place une GED, tous les membres de l’équipe sont au même niveau d’informations. Puisque les documents sont répertoriés suivant une logique bien déterminée, il est plus aisé de les partager aux concernés. Cette stratégie permet assurément d’améliorer la collaboration entre les effectifs. Sachez qu’il existe plusieurs logiciels de gestion électronique des documents. Nous vous suggérons d’en essayer quelques-uns, afin de choisir celui qui correspond à vos besoins et aux contraintes de votre entreprise.
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Un accès aux documents facilité et maîtrisé
En plus de sécuriser vos documents, la GED les hiérarchise. Cette dématérialisation facilite l’accès à ces données, dans la mesure où ces dernières sont centralisées dans une seule et même base. En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des autorisations d’accès en fonction du niveau d’habilitation de vos employés.
En milieu professionnel, certaines informations sensibles ne peuvent être consultées ou modifiées par des tierces personnes. De fait, il est nécessaire de mettre en place des restrictions, afin de limiter les pertes de données. À cet effet, la GED vous aide à accorder ou à retirer les privilèges dans le but de maîtriser l’accès aux documents. Qu’il s’agisse de la lecture seule ou avec modification, toutes ces options sont intégrées dans les logiciels de gestion électronique des documents.
Exit le papier : réalisez des économies !
Si vous hésitez encore à intégrer la GED à votre organigramme, nous vous informons que cette stratégie peut vous permettre de maîtriser votre budget. En effet, l’automatisation des processus entraîne une réduction des dépenses liées à la production et au traitement des supports en papier (impression, classement, etc.).
Ainsi, avec ce mode de management, les coûts de stockage et d’archivage sont considérablement réduits. Il n’est, en outre, plus nécessaire d’attribuer un emplacement physique pour le stockage de vos documents professionnels. Ceci reste très avantageux pour vos finances. Notons par ailleurs qu’en optant pour la GED, vous faites un geste hautement écologique. L’utilisation du papier étant réduite, vous contribuez à la préservation des ressources et limitez également les rejets de gaz à effet de serre.
