Pourquoi utiliser un logiciel BPM pour votre TPE / PME ?

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Pourquoi utiliser un logiciel BPM pour votre TPE PME

Au sein d’une TPE ou d’une PME, il n’est pas rare que l’on constate l’utilisation de ce que l’on appelle un logiciel BPM. Dédié à l’analyse des processus métier, il constitue un rôle clé dans l’entreprise et peut avoir un véritable impact sur son évolution. Alors qu’est-ce qu’un logiciel BPM exactement ? Qu’est-ce qu’un workflow ? Quels sont les avantages à utiliser ce type d’outil ?

Un logiciel BPM, c’est quoi ?

Ce que l’on appelle un logiciel BPM ou une solution BPM signifie en fait Business Process Management ou gestion des processus métiers en français. Avec un logiciel BPM comme Axelor par exemple, on peut analyser et améliorer la fluidité et l’efficacité des processus métiers que l’on appelle aussi workflow. Mis en place par l’entreprise, leur amélioration a pour objectif premier la réalisation de meilleures performances et donc l’optimisation de l’entreprise au sens large.

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Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow est aussi ce que l’on appelle un processus métier ou flux opérationnel. Il s’agit d’une suite de tâches qui vont être effectuées par un groupe de personnes ou un organisme. Le produit, le document, l’information ou autre passe ainsi d’une étape à l’autre. On peut parfois aussi des workflows automatisés qui peuvent aller jusqu’à se passer d’une intervention humaine.

BPM et workflow sont donc entièrement liés puisque la gestion de processus métier est l’objectif premier de cet outil.

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Comment ça fonctionne ?

La méthode BPM a justement pour but d’automatiser les workflows notamment en prenant en charge certaines tâches nécessaires, mais à faible valeur ajoutée qui peuvent faire l’objet d’erreurs humaines ou simplement être très chronophages. Le personnel, mais aussi des ressources peuvent alors être dégagées grâce à une application de process management.

Le rôle du logiciel BPM est de donner une modélisation informatique rapide et intuitive des différents processus utilisés. Il a aussi pour mission de concevoir des moyens d’améliorer ses derniers, notamment par le biais d’une cartographie optimisée.

Quels avantages à opter pour un logiciel BPM ?

Il y a plusieurs avantages à opter pour un logiciel BPM dans le cadre de son entreprise.

Un véritable gain de temps

La cartographie des différents processus étant centralisée en un seul et même endroit, il s’agit d’une manière bien plus simple d’analyser les workflows mis en œuvre, mais aussi d’en modéliser de nouveau. Intuitif, le logiciel facilite grandement la tâche à son utilisation et peut tout à fait aider à la réalisation d’un workflow sans qu’aucun code ne soit requis. Le gain de temps devient alors considérable, ce qui représente un atout indéniable pour n’importe quelle entreprise.

Une meilleure traçabilité

Le fait que l’ensemble des processus soient informatisés permet d’en garder une meilleure traçabilité et une meilleure compréhension de manière générale. Toute création de processus, mais aussi toute modification d’un processus existant peut ainsi faire l’objet d’un suivi précis. Les informations sont stockées de manière plus performante et la visibilité est donc d’autant plus claire.

Un retour sur investissement rapide

Si comme toute autre solution informatique le logiciel BPM représente un investissement financier, le retour sur investissement sera très rapide. En effet, chaque processus mis en œuvre aura été optimisé en tout point pour gagner en efficacité et en productivité ce qui s’en ressentira forcément sur la croissance globale de l’entreprise. Le jeu en vaut donc largement la chandelle, même si l’entreprise ne dispose que d’un budget limité.

Une meilleure identification des dysfonctionnements

Qui dit suivi précis des processus mis en œuvre dit aussi une meilleure identification des dysfonctionnements potentiels et une meilleure gestion des risques. Le logiciel BPM réalise en effet toute une série de contrôles dédiés à anticiper tout problème et donc de faciliter la mise en place de correctifs de manière anticiper et d’améliorations. Un système de prévention qui peut être très appréciable, car les erreurs peuvent coûter très cher à certaines entreprises.