Organiser un séminaire d’entreprise est une occasion unique de renforcer la cohésion de vos équipes et de favoriser l’échange d’idées. Cela aide aussi à promouvoir une ambiance propice à l’apprentissage. Pour tirer pleinement parti de cet événement, il est essentiel de choisir un lieu original qui marquera les esprits de vos participants. Cette tâche peut toutefois s’avérer difficile si vous ne savez pas comment vous y prendre. Il importe donc de se faire accompagner ou de suivre quelques instructions pour y parvenir. Voici de ce fait quelques conseils pour choisir un lieu original afin de marquer l’esprit de vos participants lors d’un séminaire d’entreprise.
Plan de l'article
Pourquoi choisir un lieu original pour votre séminaire ?
Organiser un séminaire dans un lieu original offre de nombreux avantages. Cela suscite dans un premier temps l’enthousiasme et la curiosité des participants. En effet, il permet de sortir du cadre habituel du travail et de créer un dépaysement qui favorise l’ouverture d’esprit et l’adhésion au projet. Un lieu inhabituel crée en réalité un effet de surprise et génère un sentiment d’émerveillement, ce qui permet de captiver l’attention des participants dès le début. La curiosité et l’intérêt des participants sont ainsi suscités et ils se sentent valorisés et impliqués dans le séminaire. Cela crée aussi une ambiance conviviale et propice aux échanges, qui renforce le sentiment d’appartenance et la confiance au sein de l’équipe.
A lire en complément : Comment bien choisir son agenda semainier ?
Un cadre original favorise la créativité et la réflexion hors des sentiers battus. Le simple fait de sortir du cadre habituel du bureau ou de la salle de conférence traditionnelle peut être bénéfique. Il stimule l’inspiration et encourage les participants à penser de manière innovante. Par ailleurs, le choix d’un lieu original contribue à l’image de marque de votre entreprise. Cet acte montre que vous êtes capable d’organiser un événement original et mémorable et que vous avez le souci du détail. Vous pouvez à cet effet choisir de faire votre séminaire dans un vignoble, dans un parc floral ou un château. Les hôtels et les fermes sont aussi des options originales à envisager.
A voir aussi : Comment mettre en avant sa marque ?
Exemple d’une société qui a choisi de faire un séminaire d’entreprise à Lyon, dans un cadre atypique !
Conseils pour trouver la perle rare
Trouver le lieu idéal pour votre séminaire n’est pas toujours facile. Toutefois, il existe quelques astuces pour y parvenir. Vous pouvez par exemple commencer par la définition de vos besoins et critères. Il s’agit de tenir compte de :
- le nombre de participants,
- la durée du séminaire,
- votre localisation géographique,
- l’accessibilité du lieu,
- les équipements techniques dont vous avez besoin,
- la possibilité de restauration,
- la disponibilité d’options d’hébergement, etc.
Après cette étape, faites une présélection de lieux qui correspondent à vos besoins et à votre budget. Nous vous conseillons à cet effet de commencer par explorer les options locales. Cherchez de ce fait des lieux atypiques tels que des lofts industriels rénovés, des jardins botaniques, des bâtiments historiques réaménagés ou des sites naturels exceptionnels. Les plates-formes en ligne spécialisées dans l’événementiel peuvent également être une source précieuse d’inspiration. N’hésitez pas aussi à faire appel à des professionnels de l’organisation d’événements, qui disposent souvent d’un vaste réseau de lieux originaux.
Visitez ensuite les lieux présélectionnés, en vous projetant dans le déroulement du séminaire et en évaluant les points forts et les points faibles de chacun d’eux. Comparez aussi les offres et les devis des différents lieux, en tenant compte du rapport qualité-prix et du service client. Pour finir, réservez le lieu choisi le plus tôt possible. Cela vous permettra d’éviter les mauvaises surprises ou les indisponibilités.
Choisissez en fonction des objectifs de votre séminaire
Le choix du lieu doit être cohérent avec les objectifs que vous vous êtes fixés pour votre séminaire. Le lieu doit en effet être adapté au type d’activités que vous souhaitez réaliser, au message que vous voulez faire passer, et à l’ambiance que vous voulez créer.
Si vous voulez par exemple favoriser la cohésion d’équipe et le dépassement de soi, optez pour un lieu qui propose des activités sportives ou ludiques. Cela peut être un parc d’attractions, un parc d’aventure, etc. En revanche, pour stimuler la créativité et l’innovation, choisissez un lieu qui offre un cadre insolite ou artistique. Il peut s’agir d’un musée, une galerie d’art, ou un atelier d’artiste.
Pour partager la vision et les valeurs de votre entreprise, préférez un endroit qui reflète votre identité ou votre secteur d’activité. Les châteaux, fermes, ou sites industriels sont des idées de lieux assez originales pour cela. Par ailleurs, pour un séminaire axé sur la formation et l’apprentissage, un lieu doté d’équipements technologiques de pointe et de salles de conférence serait plus confortable. Vous pouvez à la fin proposer des endroits qui offrent le confort pour détendre et remercier vos collaborateurs. Choisissez à cet effet un spa, un hôtel de charme, ou un lieu naturel.
Quel budget consacrer à votre lieu de séminaire ?
L’un des éléments les plus importants à prendre en compte lors du choix d’un lieu de séminaire est le budget à prévoir pour celui-ci. Il varie toutefois d’une option à une autre et en fonction de plusieurs facteurs. Les plus importants sont :
- le nombre de participants et la durée du séminaire,
- la localisation géographique et la saisonnalité du lieu,
- le type et la qualité du lieu,
- les services et les prestations inclus dans le prix,
- les éventuelles négociations ou réductions possibles.
Il n’existe en réalité pas de règle universelle pour déterminer le budget idéal pour votre lieu de séminaire. Cependant, vous pouvez vous baser sur des fourchettes moyennes, qui varient selon le type de lieu. Pour un lieu classique, comme une salle de réunion ou un hôtel par exemple, prévoyez entre 50 et 150 euros par personne et par jour. Ce budget passera de 100 à 300 euros pour un lieu insolite et atypique. Vous compterez en revanche entre 200 et 500 euros pour un site prestigieux ou historique. Cela peut néanmoins représenter un coût important, mais vous devez considérer que l’investissement dans un lieu original peut être bénéfique à long terme. Il aura un impact positif sur la motivation, l’engagement et la productivité des participants.
Par ailleurs, il est essentiel d’établir un budget réaliste dès le départ et de le respecter. À cette étape, n’oubliez pas de prendre en compte les coûts supplémentaires tels que l’hébergement, la restauration et les activités complémentaires. Il serait aussi judicieux de vous faire accompagner par un spécialiste de l’organisation de séminaires pour une définition efficace de votre budget.
L’ambiance que vous souhaitez : déco, musiques et autres
L’ambiance de votre séminaire joue un rôle clé dans la création d’une expérience mémorable pour les participants. Le choix du lieu n’est cependant pas le seul élément qui va influencer celle-ci. Vous pouvez également jouer sur la décoration, la musique, et d’autres aspects clés. Cela vous aidera à créer une atmosphère qui correspond à vos envies et à l’identité de votre entreprise. Il existe alors une multitude d’idées que vous pouvez adopter à cet effet.
Vous pouvez par exemple décorer le lieu en fonction du thème ou du message de votre séminaire. Utilisez à cet effet des couleurs, des affiches, des objets, des fleurs, etc. Des éléments visuels tels que des couleurs vives, des affiches inspirantes ou des installations artistiques peuvent contribuer à créer une atmosphère stimulante et positive. La musique est aussi un élément important pour mettre en place une ambiance conviviale. Choisissez de ce fait des playlists adaptées aux moments clés de votre séminaire. Elles peuvent servir à créer une ambiance détendue lors des pauses ou à dynamiser les sessions de travail. La musique doit être adaptée au ton et au rythme de votre séminaire. Vous pouvez alterner des styles dynamiques pour les moments forts et des musiques douces pour les moments calmes.
Prévoyez par ailleurs des animations ou des surprises pour ponctuer votre séminaire, comme des quiz, des jeux, des cadeaux, des intervenants extérieurs, etc. Proposez également une restauration variée et de qualité, en tenant compte des goûts et des régimes alimentaires de vos participants. Privilégiez à cet effet les produits locaux et de saison.
Pour finir, soignez l’accueil et le service de vos participants, en leur offrant un kit de bienvenue et toutes les informations utiles. Soyez aussi à leur écoute et à leur disposition et n’oubliez pas de prévoir des pauses régulières et des moments de détente. Cela favorisera les interactions informelles entre les participants et renforcera les liens.
