Optimiser la relation fournisseurs : les 6 étapes-clés

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Le bon déroulement des processus achat et l’équilibre du cycle de production de l’entreprise reposent sur des relations saines et durables avec les fournisseurs. La fonction achat a ainsi un rôle important à jouer dans l’optimisation de ces relations, essentielles à la pérennité de l’entreprise. Si l’avènement des solutions digitales est venu bouleverser les protocoles d’approvisionnements en entreprise, les étapes-clés favorisant des relations optimales avec les fournisseurs restent sensiblement les mêmes.

Étape 1 : l’identification du besoin interne

L’optimisation de la relation fournisseurs s’opère dès l’initiation du processus achat, au moment de la qualification du besoin. Le bien ou le service réclamé par le client interne doit en effet être précisé au maximum par l’équipe achat, dans le but de pouvoir y apporter la réponse la plus adéquate. L’identification de ce besoin aboutit à la rédaction d’un cahier des charges indiquant tous les détails sur la fourniture demandée (fonction, volume, durabilité, échéance, délais, positionnement de gamme, contexte d’utilisation, conditionnement, etc.). De la précision de ce cahier des charges dépend la qualité de la réponse apportée par le futur fournisseur.

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Étape 2 : la sélection des fournisseurs potentiels

La seconde phase consiste à sélectionner un panel de fournisseurs à même de répondre efficacement à la demande de l’acheteur. Ces fournisseurs doivent être choisis en fonction de leur cœur de métier, de leur expertise mais aussi de leur pérennité économique, de leur capacité logistique et de leur réputation. La compatibilité de leurs méthodes et de leurs valeurs avec celles de l’entreprise est également primordiale pour la mise en place d’une relation saine et productive.

Étape 3 : la consultation

Une fois la liste des fournisseurs potentiels établie, vient l’étape de la consultation. Les partenaires sélectionnés sont invités à proposer leurs offres, en réponse au cahier des charges. Dans un premier temps, les dossiers reçus sont analysés. Les fournisseurs ayant livré les dossiers les plus intéressants sont reçus en entretien. De son côté, la fonction achat aura préparé une grille de notation reprenant l’ensemble des critères qui permettra de départager les candidats et de choisir le fournisseur le plus adapté.

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Étape 4 : le choix du meilleur fournisseur

Au terme de cette quatrième étape, le fournisseur le plus prometteur est retenu par l’équipe achats. Pour cela, chacune des offres finales est analysée de façon objective. A ce stade, il est important d’accorder davantage de valeur à la qualité du partenariat plutôt qu’aux aspects purement techniques. Même si les coûts, les délais et les conditions logistiques sont des critères essentiels pour la prise de décision, l’enjeu est également de trouver le fournisseur avec lequel une relation durable pour être instaurée. Les valeurs de ce dernier, sa disponibilité, ses protocoles et ses outils de gestion doivent ainsi être en accord avec ceux de l’entreprise.

Étape 5 : la négociation

Une fois le partenaire idéal trouvé, il est de temps de négocier les conditions du partenariat. La négociation est une étape essentielle et décisive pour la qualité de la future relation entreprise-fournisseur. L’équipe achat et le fournisseur définissent ensemble les conditions de collaboration leur permettant à tous les deux d’être gagnants. L’équipe achat doit bien préparer en amont cette phase de négociation afin de pouvoir trouver le consensus qui maximise sa satisfaction sans entraver le fournisseur.

Étape 6 : la contractualisation

Les règles et conditions de la nouvelle collaboration entreprise-fournisseur sont ensuite scellées par un contrat. La contractualisation fait aussi partie des étapes indispensables à une relation fournisseur bénéfique et durable dans le temps. Elle instaure une confiance mutuelle et une sécurité pour les deux parties. Le contrat doit notamment préciser les conditions d’évaluation du respect des engagements ainsi que les conditions de rupture.