Optimiser la relation fournisseurs : les 6 étapes-clés

Le bon déroulement des processus achat et l’équilibre du cycle de production de l’entreprise reposent sur des relations saines et durables avec les fournisseurs. La fonction achat a ainsi un rôle important à jouer dans l’optimisation de ces relations, essentielles à la pérennité de l’entreprise. Si l’avènement des solutions digitales est venu bouleverser les protocoles d’approvisionnements en entreprise, les étapes-clés favorisant des relations optimales avec les fournisseurs restent sensiblement les mêmes.

Étape 1 : l’identification du besoin interne

L’optimisation de la relation fournisseurs s’opère dès l’initiation du processus achat, au moment de la qualification du besoin. Le bien ou le service réclamé par le client interne doit en effet être précisé au maximum par l’équipe achat, dans le but de pouvoir y apporter la réponse la plus adéquate. L’identification de ce besoin aboutit à la rédaction d’un cahier des charges indiquant tous les détails sur la fourniture demandée (fonction, volume, durabilité, échéance, délais, positionnement de gamme, contexte d’utilisation, conditionnement, etc.). De la précision de ce cahier des charges dépend la qualité de la réponse apportée par le futur fournisseur.

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Étape 2 : la sélection des fournisseurs potentiels

La seconde phase consiste à sélectionner un panel de fournisseurs à même de répondre efficacement à la demande de l’acheteur. Ces fournisseurs doivent être choisis en fonction de leur cœur de métier, de leur expertise mais aussi de leur pérennité économique, de leur capacité logistique et de leur réputation. La compatibilité de leurs méthodes et de leurs valeurs avec celles de l’entreprise est également primordiale pour la mise en place d’une relation saine et productive.

Étape 3 : la consultation

Une fois la liste des fournisseurs potentiels établie, vient l’étape de la consultation. Les partenaires sélectionnés sont invités à proposer leurs offres, en réponse au cahier des charges. Dans un premier temps, les dossiers reçus sont analysés. Les fournisseurs ayant livré les dossiers les plus intéressants sont reçus en entretien. De son côté, la fonction achat aura préparé une grille de notation reprenant l’ensemble des critères qui permettra de départager les candidats et de choisir le fournisseur le plus adapté.

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Étape 4 : le choix du meilleur fournisseur

Au terme de cette quatrième étape, le fournisseur le plus prometteur est retenu par l’équipe achats. Pour cela, chacune des offres finales est analysée de façon objective. A ce stade, il est important d’accorder davantage de valeur à la qualité du partenariat plutôt qu’aux aspects purement techniques. Même si les coûts, les délais et les conditions logistiques sont des critères essentiels pour la prise de décision, l’enjeu est également de trouver le fournisseur avec lequel une relation durable pour être instaurée. Les valeurs de ce dernier, sa disponibilité, ses protocoles et ses outils de gestion doivent ainsi être en accord avec ceux de l’entreprise.

Étape 5 : la négociation

Une fois le partenaire idéal trouvé, il est de temps de négocier les conditions du partenariat. La négociation est une étape essentielle et décisive pour la qualité de la future relation entreprise-fournisseur. L’équipe achat et le fournisseur définissent ensemble les conditions de collaboration leur permettant à tous les deux d’être gagnants. L’équipe achat doit bien préparer en amont cette phase de négociation afin de pouvoir trouver le consensus qui maximise sa satisfaction sans entraver le fournisseur.

Étape 6 : la contractualisation

Les règles et conditions de la nouvelle collaboration entreprise-fournisseur sont ensuite scellées par un contrat. La contractualisation fait aussi partie des étapes indispensables à une relation fournisseur bénéfique et durable dans le temps. Elle instaure une confiance mutuelle et une sécurité pour les deux parties. Le contrat doit notamment préciser les conditions d’évaluation du respect des engagements ainsi que les conditions de rupture.

Étape 7 : la gestion de la relation fournisseur

Une fois que le contrat est signé, la relation fournisseur-client ne s’arrête pas là. Il faut ensuite l’entretenir et la gérer pour garantir une collaboration fructueuse à long terme.

Pour éviter les malentendus et garantir une bonne compréhension des attentes mutuelles, il faut mieux anticiper les éventuels problèmes qui pourraient survenir.

Afin d’évaluer si les engagements ont été respectés, il faut suivre certains indicateurs : qualité des produits ou services fournis, délais de livraison, taux d’erreur… Ces données doivent être collectées régulièrement et analysées afin d’améliorer continuellement la prestation du fournisseur.

Même en ayant suivi toutes les étapes précédentes avec rigueur, il peut arriver qu’un litige survienne. Dans ce cas-là, il faut savoir réagir rapidement et efficacement afin de trouver une solution satisfaisante pour les deux parties.

Avec ces 6 étapes clés bien maîtrisées ainsi qu’une gestion continue et proactive de chaque partenariat commercial conclu, sont synonymes de succès dans l’environnement économique actuel où la concurrence fait rage. Une collaboration solide entre entreprise et fournisseur permet en effet de :

• Garantir la qualité des produits ou services fournis
• Réduire les coûts liés aux litiges et aux retards de livraison
• Optimiser le temps passé sur la gestion des relations fournisseurs grâce à une collaboration efficace
• Diversifier son portefeuille d’options pour atteindre ses objectifs commerciaux.

C’est donc un véritable investissement pour l’entreprise que de consacrer du temps et des moyens dans la construction d’une relation solide avec ses fournisseurs. Cela peut faire toute la différence dans sa performance économique globale.

Étape 8 : l’évaluation de la performance fournisseur

Une fois que la relation fournisseur-client est établie et bien gérée, vous devez vous assurer que le fournisseur remplit ses engagements. Pour cela, l’étape 8 consiste à évaluer la performance du fournisseur. Cette évaluation permet d’avoir une idée précise de son apport à l’entreprise et ainsi décider si la collaboration doit se poursuivre ou non.

Pour pouvoir évaluer un fournisseur, il faut disposer d’un certain nombre de données objectives sur sa performance. Ces indicateurs peuvent inclure, par exemple, le respect des délais de livraison, le niveau de qualité des produits ou services fournis, les niveaux de service après-vente… Il est aussi utile d’inclure dans ces données subjectives telles que les relations avec les différents départements acheteurs au sein de l’entreprise.

À partir des données collectées, il faut ensuite procéder à leur analyse. Le but ici est d’établir un score global pour chaque fournisseur afin de pouvoir les comparer entre eux.

• Qualité du produit (notée sur 30 points)
• Niveau du service clientèle offert • SAV • garanties (noté sur 15 points)

NB : Les notes attribuées aux critères varient selon les secteurs d’activité et les besoins de l’entreprise.

Vous devez discuter avec le fournisseur pour comprendre ses points forts, mais aussi identifier des axes d’amélioration. Les résultats doivent être communiqués au fournisseur afin qu’il puisse prendre connaissance de sa performance et se situer par rapport à la concurrence.

Cette évaluation doit permettre aussi à l’entreprise qui achète de mettre en place un plan d’action pour améliorer sa propre gestion interne des achats ou encore donner lieu à une négociation commerciale afin que chacun y trouve son compte.

Évaluer régulièrement la performance de ses fournisseurs est indispensable pour garantir leur qualité ainsi que celle des produits ou services fournis. Cela peut aussi aider l’entreprise dans ses prises de décisions stratégiques sur le long terme. Une collaboration fructueuse passe nécessairement par une bonne compréhension réciproque entre partenaires où chaque partie joue honnêtement son rôle en vue du bien-être économique du tandem formé : entreprise-fournisseur.