Comment faire une bonne analyse de l’existant ?

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Analyser l’existant est un problème universel. Dans le contexte d’un projet, on analyse l’existant à toutes les étapes de l’avancement. L’existant est donc analysé durant la phase de qualification avec un diagnostic qui doit permettre de fonder, de motiver et d’encadrer le projet. Lors de la phase de mise en œuvre, l’analyse de l’existant permet d’assurer la gestion du projet et de garantir la mise en œuvre des objectifs. Comment faire alors une bonne analyse de l’existant ?

Les outils nécessaires pour réaliser une bonne analyse de l’existant

Il y a environ 2000 ans, Quintilien, un rhéteur romain, a inventé un outil d’enquête criminelle qui se résume en une série de questions-clés. Qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi. C’est un outil qui est encore suffisamment utilisé de nos jours. Vous aurez peut-être noté qu’une question importante aurait pu trouver sa place dans cette liste : « Combien ».

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Ainsi, on a un outil qu’on nommera le QQOQCCP. Cela dit, les six premières questions décrivent en général la situation à travers une observation de type qualitative et quantitative. La septième question aura pour but de déterminer l’objet qui a conduit à une situation pareille.

Il est donc question d’un outil générique qui se positionne comme un réel « pass » universel à partir duquel on arrive à construire tous les autres outils. Il suffit de croiser les questions, les unes avec les autres et on obtient des ensembles complets.

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La méthode à mettre en œuvre pour réaliser une bonne analyse de l’existant

L’utilisation de l’outil Quintilien suppose qu’il est question d’analyser une situation « problématique ». On qualifie ces situations problématiques de « dysfonctionnements ». Par contre, il faut remarquer qu’un dysfonctionnement ne pose pas réellement un problème en soi. Ce qui pose véritablement problème, ce sont les conséquences de ce dysfonctionnement.

Ainsi, la première question critique que l’on peut poser dans l’analyse d’une situation ne devrait pas avoir une réponse qui en dénonce les causes et les coupables, par conséquent. D’ailleurs, ce n’est pas une méthode très mobilisatrice. Il faut plutôt que la réponse à cette première question permette d’identifier les conséquences avérées ou potentielles des problèmes. Ce sont ces conséquences qui créent le dysfonctionnement. Cela reviendra donc à traiter la question des « véritables problèmes ».

Quelques conseils à considérer pour une bonne analyse de l’existant

Pour réaliser une bonne analyse de l’existant, il est important de retenir certains conseils-clés. Tout d’abord, sachez que l’énergie que vous investissez dans la résolution d’un problème-clé doit toujours aller dans le sens de la situation elle-même et non de ses causes. Ensuite, n’oubliez pas aussi que la solution la plus rapide à exécuter est en général la moins chère qui soit. Aussi, sachez que tout est une question de choix. Par contre, choisir, c’est également abandonner.

On a la possibilité d’adapter l’outil Quintilien en six différentes questions permettant d’établir une constatation de la réalité à un moment donné. On peut donc synthétiser cet outil d’analyse en trois grands concepts interdépendants : constatation, conséquences, causes.