Comment augmenter votre productivité avec un logiciel de bureau flexible ?

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Le flex office est une organisation de travail innovante qui séduit de plus en plus d’entreprises. La flexibilité de ce concept permet d’optimiser la productivité des collaborateurs, et ainsi, de favoriser le développement de la firme. Adopter le flex office au sein de votre établissement suppose de vous équiper d’un logiciel de bureau flexible, efficace et performant. Cet outil est effectivement indispensable pour faciliter la gestion des différents espaces de travail, leur réservation et leur rentabilisation. De quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont les différentes fonctionnalités d’un logiciel de bureau flexible ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de bureau flexible ou flex office ?

Le flex office consiste à supprimer les bureaux fixes et attitrés au sein du local professionnel, pour permettre à chaque collaborateur de choisir librement son lieu de travail au quotidien. Les salariés peuvent ainsi se déplacer, et s’installer où ils le souhaitent.

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Cette organisation de l’espace de travail plus flexible revêt de nombreux avantages, tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise. Elle stimule la productivité, et favorise la motivation. Tout simplement parce que chacun peut changer d’environnement de travail régulièrement, et choisir le lieu dans lequel il sera le plus productif. La qualité de vie au travail est donc améliorée, car le flex office permet de briser la routine et d’éviter la pression. Ce concept optimise l’épanouissement des salariés. C’est également un moyen de maîtriser les coûts, notamment en optimisant l’occupation des bureaux.

Pour profiter de ces différents avantages, l’utilisation d’un logiciel de bureau flexible est incontournable. La gestion de cette organisation de travail est nettement simplifiée avec un logiciel flex office efficace aux multiples fonctionnalités.

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bureau flexible

Comment fonctionnent les logiciels de bureau flexible ?

Les logiciels de bureau flexible proposent différentes fonctionnalités. Ils ont été pensés pour être intuitifs et simples à manipuler. Ces outils permettent aux collaborateurs d’organiser leur travail sur une semaine.

Ils sont incontournables pour optimiser la gestion des postes de travail et leur taux d’occupation. En consultant le logiciel, les collaborateurs prennent connaissance des postes libres pour choisir en fonction des jours et des heures souhaités. La réservation des lieux se fait également sur le logiciel, avec la possibilité de le faire deux semaines à l’avance. Il est facile pour ces derniers de repérer les locaux inoccupés, grâce aux capteurs de présence et des signalétiques lumineuses. Ils peuvent également visualiser les employés sur place en temps réel depuis le logiciel.

Après avoir réservé, le collaborateur recevra un mail de confirmation. Une fois le jour venu, le scan du QR code indiqué sur le poste de travail suffit pour indiquer sa présence. Une utilisation simple, et rapide à mettre en place.

Quels types de tâches ou de projets peuvent être gérés le plus efficacement ?

Les logiciels de flex office optimisent donc la gestion de l’organisation du travail au sein de la firme. Chaque collaborateur établit son planning librement, selon ses besoins et ses envies. Ces outils permettent aussi d’organiser des réunions simplement et efficacement. La réservation des salles de réunion est réalisable depuis le logiciel. Il suffit ensuite d’inviter tous les participants depuis l’outil.

Des fonctionnalités supplémentaires incluses dans ces logiciels peuvent également simplifier certaines tâches au quotidien. C’est par exemple le cas du travail collaboratif, notamment grâce à la diffusion d’informations au sein de la firme. Si un collaborateur souhaite par exemple travailler en home office de manière ponctuelle, il peut l’indiquer le jour même, via l’application. Il lui suffit de choisir l’heure souhaitée, et attendre la confirmation par mail pour que ses collaborateurs puissent en être informés. Depuis la crise sanitaire liée au Covid-19, cette option s’avère très intéressante. D’autant plus que la possibilité de travailler depuis chez soi est un atout qui contribue à l’optimisation de la motivation des salariés.

Au-delà de la rotation des collaborateurs, il est également envisageable d’ouvrir vos espaces sur l’extérieur pour booster le taux d’occupation de vos locaux. Le logiciel sera votre meilleur allié pour faciliter la gestion de vos espaces de travail.

Y a-t-il des inconvénients potentiels à l’utilisation de ce type de logiciel ?

L’utilisation de ce logiciel ne peut être que favorable pour votre structure. Cet outil vous conduit vers une évolution du travail non négligeable, surtout à l’heure où le télétravail s’est intégré dans les habitudes professionnelles. Grâce à ce logiciel, les salariés peuvent travailler dans un cadre qui leur convient, afin qu’ils puissent être plus productifs et plus investis. Cette expérience innovante et moderne contribue de près au bien-être et à l’épanouissement des collaborateurs. Trouver un équilibre entre la vie professionnelle et personnelle devient un jeu d’enfant pour ces derniers.

De son côté, votre entreprise en tire profit, car la productivité des employés va faire grimper votre chiffre d’affaires. Le bénéfice est donc palpable des deux côtés, tant pour les salariés que pour l’entreprise.

Comment s’assurer que votre personnel utilise au mieux ces outils ?

Pour bénéficier des différents avantages d’un logiciel de bureau flexible, il est essentiel d’initier le personnel à son usage. Les salariés doivent effectivement maîtriser les différentes fonctionnalités de l’outil pour pouvoir en profiter pleinement.

Ces logiciels sont ludiques, intuitifs et faciles à utiliser. Ils peuvent être téléchargés sur n’importe quel appareil mobile, et fonctionnent grâce à un abonnement payant. Chaque collaborateur doit disposer de son interface personnalisée avec les ressources indispensables.

Le flex office est une organisation de travail qui connaît de plus en plus de succès. Il est avantageux aussi bien pour les salariés que pour l’entreprise. Pour bien organiser la rotation et optimiser le taux d’occupation des espaces de travail, il est capital de vous équiper d’un logiciel de bureau flexible.

Cet outil facilite la gestion des espaces, et contribue à la productivité des salariés. Adopter cette tendance innovante au sein de votre établissement est un moyen efficace pour optimiser le bien-être de tous les collaborateurs, et elle permet de booster leur motivation et leur efficacité. L’utilisation des logiciels adaptés facilitera le travail collaboratif, et permettra à chacun de planifier leur travail en avance, selon leurs besoins et leurs envies.

Quels sont les avantages concrets d’un logiciel de bureau flexible pour votre entreprise ?

Les entreprises ont besoin de s’adapter à un environnement changeant, toujours plus compétitif et exigeant. Dans ce contexte, les logiciels de bureau flexibles présentent des avantages concrets pour le développement et la croissance d’une entreprise. Ils permettent une optimisation des ressources. Effectivement, ces outils donnent accès à des fonctionnalités avancées pour la gestion de projet ou encore l’organisation du temps. Ils offrent aussi une meilleure vision globale sur les activités en cours dans l’entreprise grâce à leur capacité de collecter et centraliser toutes les informations utiles. Les chefs d’équipe peuvent ainsi savoir où se trouvent leurs collaborateurs en temps réel, planifier efficacement les tâches quotidiennes et suivre l’avancement des projets.

L’utilisation d’un tel outil facilite aussi le travail collaboratif entre différentes équipes ou services. Grâce aux fonctions intégrées proposées par certains logiciels (comme Slack), il est possible de communiquer aisément avec vos collègues en interne mais aussi avec vos clients externes :

• Partagez rapidement un document important ;
• Demandez l’avis à un autre service sans perturber votre flux habituel ;
• Attribuez facilement des tâches ou responsabilités avec rappel automatique.

Utiliser un logiciel flexible permet aussi une meilleure flexibilité dans le travail quotidien. Les employés peuvent travailler depuis n’importe quel endroit tout en bénéficiant d’un accès sécurisé aux données nécessaires pour leur activité. Les salariés peuvent aussi utiliser leur propre équipement (ordinateur, tablette, téléphone) ou ceux mis à disposition par l’entreprise sans aucune incompatibilité avec le logiciel de bureau flexible.

Les avantages concrets d’un logiciel de bureau flexible sont nombreux et variés. Ils permettent une meilleure organisation des tâches, favorisent le travail collaboratif et offrent plus de flexibilité dans la gestion du temps et des ressources humaines. En adoptant un tel outil, les entreprises peuvent ainsi améliorer leur productivité tout en optimisant leurs coûts de fonctionnement.

Comment choisir le logiciel de bureau flexible adapté à vos besoins et à votre budget ?

Après avoir compris les avantages d’un logiciel de bureau flexible, vous devez maintenant choisir celui qui conviendra le mieux à votre entreprise. Avec la multitude des offres sur le marché, pensez à bien prendre en compte certains critères pour ne pas vous tromper dans votre sélection.

Le premier élément à considérer est la spécificité des besoins de votre entreprise. Il faut opter pour un outil qui correspond parfaitement aux tâches que vos collaborateurs réalisent au quotidien. Si vous êtes une petite structure ou une entreprise en pleine croissance avec peu d’employés, un logiciel simple et facile d’utilisation sera idéal. En revanche, si vous avez besoin d’une solution plus sophistiquée dotée de nombreuses fonctionnalités avancées comme l’intégration CRM par exemple, tournez-vous vers les outils plus complets.

Au-delà des fonctionnalités proposées par chaque outil (gestionnaire de projet, messagerie instantanée…), pensez à bien vérifier leur interopérabilité. Le logiciel choisi doit être compatible avec les autres applications déjà utilisées dans l’entreprise afin d’éviter tout problème technique ou incompatibilité entre différents systèmes informatiques.

Il faut aussi prêter attention aux modalités pratiques du service proposé :
• La facilité d’installation ;
• Les coûts associés (prix mensuel/annuel) ;
• L’accès au support client 24/7 ;
• Le niveau approprié pour la sécurité donnant accès uniquement aux personnes autorisées.

Pensez à bien considérer ces critères pour obtenir une amélioration significative en termes d’efficacité et de productivité au sein même de votre entreprise.