Comment planifier les tâches ?

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Que ce soit dans votre vie personnelle et professionnelle, il est important d’apprendre à organiser correctement votre travail.

Pourquoi ? Tout simplement parce que votre entreprise affecte directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien.

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L’ organisation de votre travail peut être traduite de plusieurs façons :

  • Une routine quotidienne ou un ensemble d’habitudes récurrentes ;
  • Un calendrier pour planifier correctement vos tâches au cours de la semaine ou du mois ;
  • Création régulière d’une liste de tâches, y compris toutes les tâches qui doivent être effectuées pour compléter votre plan

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Dans tous les cas, l’organisation a besoin d’une forte motivation.

Il n’est pas rare d’avoir des pics de motivation et de longues périodes deviennent inactives ou moins productives.

Le secret du succès réside dans la répétition, la stabilité et la stabilité. Régularité avec laquelle vous effectuez vos tâches.

Dans cet article, jetons un coup d’oeil commun à la façon de planifier vos heures de travail pour mieux vous organiser.

7 règles pour l’organisation efficace de son travail

Jetons un coup d’oeil à quelques conseils spécifiques ensemble.

Cela m’a permis d’optimiser mon temps quotidien et d’avancer sur plusieurs projets qui étaient importants pour moi.

Si ces techniques ont fonctionné avec moi, je suis sûr qu’elles vont travailler avec vous !

1) Créer une routine

Souvent, si vous décidez de mieux vous organiser, la première étape consiste à mettre en place une routine.

Cela peut être fait à tout moment de la journée.

Personnellement, je fais une attention particulière à le faire le matin pendant une heure ou deux ,quand tout est calme et j’ai le temps pour moi-même ont.

attaquez le matin, vous devez également faire face à des événements imprévus qui peuvent survenir tout au long de la journée Si vous .

Dans tous les cas, l’objectif n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre du temps pour vous-même, les projets, le travail ou le bien-être.

Commencez à passer une heure spéciale le matin pour :

  • ReadRecriktify ;
  • faire du sport ;
  • Progrès d’un projet ;
  • la recherche ;
  • Écouter de la musique ;
  • Et toute autre activité nécessaire pour atteindre votre objectif.

Il est impossible de changer radicalement votre mode de vie.

Cette routine vous permettra surtout d’entrer dans l’étrier, de commencer votre journée sous le meilleur patronage et de vous habituer doucement à la planification de vos heures de travail.

Commencer par une routine est un moyen doux de vous amener à apporter à changer votre mode de vie.

En réalité, tout dépend de votre but.

  • Si votre objectif est d’être plus efficace au travail, passez cette heure à travailler sur le plus important.
  • Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, passez cette heure à vous consacrer.
  • Si votre objectif est d’être plus efficace au travail, passez cette heure à travailler sur le plus important.
  • Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, passez cette heure à vous consacrer.

Loin de créer une routine ennuyeuse, elle doit vous permettre de grandir et d’atteindre vos objectifs.

Une fois que cette routine est en place et qu’il y a une habitude d’organiser leur travail, vous pouvez passer à l’étape suivante.

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2) Fixer les priorités

Il est en fait, il est nécessaire de déterminer les priorités et de consacrer du temps à l’organisation de leur propre travail.

Une planification minutieuse de vos heures de travail vous aidera à augmenter l’efficacité et la sérénité.

Si vous voulez obtenir de bons résultats sans vous sentir dépassés, il est important de planifier correctement votre temps de travail.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que l’expérience l’a prouvé :

  • Le secret du succès est la concentration,
  • L’ ennemi du succès est la dispersion.

Gardez ces deux principes essentiels.

Pour réussir, il est important de se concentrer sur une tâche, de le faire et de le faire bien.

Définissez vos priorités, passez du temps à définir vos tâches et concentrez-vous sur un objectif à la fois.

Ainsi, vous suivrez progressivement le chemin vers votre destination de manière calme.

3) Créer une liste de missions et faire le point

Une fois que vous avez fixé vos objectifs à long terme et les différentes priorités de la journée, il est important :

  • liste toutes les autres actions que vous devez prendre à l’avenir ;
  • configurer un rapport

Ces deux choses me sont particulièrement utiles chaque jour.

Vous autorisez :

  • d’ avoir une idée générale de ce qui doit être fait
  • pour faire le point sur les activités réalisées au cours de la journée.

Cette liste de choses, qui peut aussi être appelée « liste des tâches », doit être accompagnée

 :

  • cohérence. Ne placez que des tâches utiles sur cette liste pour atteindre vos objectifs. Demandez-vous : Si je ne fais pas cette tâche, sera-t-il impossible d’atteindre mon objectif ? Si la réponse est non , la tâche n’est pas nécessaire.
  • À partir d’un temps imparti. Le temps est magique et extensible à l’infini. Plus vous vous adaptez à l’exécution d’une tâche, plus vous passez de temps à faire des choses inutiles.
  • Un code de priorité. Chaque tâche est plus ou moins importante. Concentrez-vous sur les plus importants.

Attention : Ne confondez pas l’importance et l’urgence.

Apprenez-en plus sur la façon de classer vos tâches et de gérer les priorités.

Enfin, n’oubliez pas de faire le point sur votre avancée.

Il n’est pas rare que je planifie différentes tâches pendant la journée, mais pas toutes.

Si c’est le cas, le conseil suivant est pour vous !

4) Planifiez vos heures de travail

intelligent Planifiez seulement 60 % du temps disponible et ne planifiez pas plus de 5 tâches importantes par jour.

Voici deux règles de base que vous devez adopter si vous, comme moi, êtes habitué à surcharger votre horaire.

Bien organiser votre travail signifie aussi laisser votre cerveau se reposer entre deux tâches.

  • Si vous ne configurez que 60 % de votre temps de travail, vous pouvez gagner en flexibilité et prendre des pauses bien méritées, en fonction des urgences de la journée.
  • De même, le dépassement de 5 tâches importantes qui doivent être effectuées pendant la journée mettra beaucoup de pression.

Il vaut mieux Il suffit de faire quelques tâches importantes en une journée et de les faire bien, plutôt que d’une variété de tâches sans importance trop bâclées !

Concentrez-vous toujours sur la qualité au lieu de la quantité lorsque vous configurez votre liste de tâches !

Rappelez-vous que seulement 20% des tâches effectuées sont ont une valeur réelle selon la loi Pareto.

Concentrez-vous plutôt sur ces tâches pour mieux organiser votre travail.

En savoir plus sur la Loi sur Pareto.

5) Comment définir une priorité

Cette règle est vraiment très importante, car toutes les tâches semblent urgentes.

Si vous avez beaucoup de choses urgentes dans le feu, il est idéal pour atterrir et réfléchir.

Si tout est urgent et que vous n’avez pas le pouvoir de multiplier, alors acceptez le fait qu’il y aura nécessairement des choses que vous ne pouvez pas faire tout de suite.

Essayez de comprendre ce que vous allez commencer.

Cela peut être choisi de plusieurs façons :

  • Jetez un oeil à la tâche qui a le meilleur « rendement », en fonction du temps investi . En d’autres termes, la chose qui vous bougera le plus ;
  • Jetez un oeil à la tâche de la meilleure « valeur ajoutée » , qui est, le retour sur investissement, en fonction du temps imparti, vous serez le plus rentable.En d’autres termes, la chose que vous le moins nécessaire pour le plus de résultat ;
  • Regardez la tâche que vous voulez faire le plus. En d’autres termes, choisissez la motivation comme moteur de votre travail.

Une bonne solution pour faire face à ce genre de situation d’urgence récurrente est la délégation.

Apprenez à déléguer efficacement.

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6) Planifiez votre temps de travail en amont

Si vous êtes constamment sous l’eau, c’est parce que vous mélangez ce qui est urgent et ce qui est important.

Voici quatre étapes pour vous aider à réaliser tout ce plat :

  • Prenez votre liste de tâches et appliquez la matrice Eisenhower. Réalisez toutes vos tâches en 4 fragments (de toute urgence et important/urgent et non important/pas urgent et important/pas urgent et non urgent et non important). Alors commencez par faire face à des tâches urgentes et importantes.
  • Sachez que toutes les tâches deviendront urgentes à un moment donné. Utilisez votre routine matinale et votre temps excessif de la journée (puisque vous ne prévoyez que 60 % de votre journée) pour traiter ce qui n’est pas urgent, évitant ainsi le débordement dans le temps.
  • Acceptez que parfois il vous sera impossible de faire face à tout et vous serez toujours pressé. Ensuite, apprenez à déléguer une partie du travail.
  • Enfin, excusez. Vous êtes humain et il est impossible de tout prédire et de tout faire comme un robot !

Je sais que beaucoup d’entre vous hésitent à déléguer votre travail.

Néanmoins, c’est la solution idéale pour résoudre de nombreux problèmes de votre vie quotidienne et évitez les périodes récurrentes lorsque vous êtes submergé.

7) Création d’un environnement calme et sans distraction

Cela peut sembler logique, et pourtant, dans notre société moderne, nous avons tendance à :

  • travailler dans des endroits bruyants
  • pas propice à la concentration
  • et cela nous demande d’être « multitâche ».
  • travailler dans des endroits bruyants
  • pas propice à la concentration ;
  • et cela nous demande d’être « multitâche ».

Vous trouverez un article du Paris Innovation Review qui montre comment les neurosciences ont étudié le fonctionnement de la concentration, son importance et la difficulté de le maintenir dans nos sociétés modernes.

Je parle bien des espaces ouverts et d’autres réunions qui s’accumulent et où, après tout, il ne décide pas grand-chose.

Je parle aussi du temps incroyable que nous passons sur nos smartphones et des différentes notifications et e-mails prématurés qui perturbent notre concentration.

Une bonne planification de vos tâches exige également une bonne organisation du lieu de travail.

Vous pouvez utiliser la méthode 5S pour cela.

Pour ce faire, essayez :

  • Désactivez vos notifications.
  • Mettez votre smartphone en mode avion.
  • Isolez-vous de l’espace ouvert et de la tentation d’une machine à café.
  • Avoir un bureau propre et bien rangé pour trouver facilement ce dont vous avez besoin.
  • Trouvez votre rythme de travail et le meilleur environnement de travail pour vous.Personnellement, j’aime aller dans les parcs si j’ai besoin de trouver des idées de contenu pour écrire.

Je suis conscient que tout le monde ne peut pas complètement se déconnecter. Cependant, essayez autant de fois que rendre possible.

Découvrez les 4 outils que vous pouvez utiliser pour améliorer votre gestion du temps.

En conclusion

Vous comprendrez qu’il est important d’organiser et de bien planifier votre travail.

Afin de vous organiser de la meilleure manière possible, il est idéal :

  • mettre en place une « routine matinale » ;
  • Créer une liste de tâches cohérente, chronométrée et hiérarchisée ;
  • Concentrez-vous sur l’essentiel, une tâche après l’autre ;
  • Comprendre la différence entre l’importance et l’urgence
  • N’ hésitez pas à déléguer certaines tâches ;
  • Ne surchargez pas votre journée (ne pas oublier la règle de 60% et 5 tâches) ;
  • Travaillez dans un endroit calme, sans distraire pour trouver le rythme et l’environnement idéal.

Sachez, cependant, que tout cela sans une précédente défini objectif clair n’est pas possible.

Donc, si vous voulez mettre ces choses en place dans votre vie, vous devriez passer du temps à définir clairement et aussi précisément que possible où vous voulez aller.

Une fois que vous devez prendre en compte le cours, tout ce que vous avez à faire est d’agir !

Et vous, avez-vous d’autres astuces pour organiser votre travail plus efficacement ?

Je t’écoute !