Entreprise : utilisez un logiciel RH pour la gestion des entretiens annuels

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Les entretiens annuels représentent un outil de management au service de l’efficacité et de la performance des entreprises. Ce levier permet notamment l’optimisation de la performance individuelle et collective. À cela s’ajoute l’anticipation des besoins en formation interne, en recrutement, ainsi qu’en mobilité interne de tout le personnel. Cela permet par ailleurs aux sociétés d’offrir à leurs collaborateurs de meilleures perspectives de développement et d’évolution. Ainsi, elles peuvent accroître leur engagement et les fidéliser. Le même outil les aide à améliorer leur marque d’employeur. Néanmoins, entre l’établissement et l’envoi des formulaires, les relances récurrentes, la collecte et l’analyse des données, la gestion des entretiens annuels s’avère rébarbative et chronophage. Cela rend pertinent le recours à un logiciel RH adapté.

Les entretiens annuels sont-ils obligatoires ?

Aucune disposition du Code du travail ne contraint les entreprises à soumettre chacun de ses collaborateurs à un entretien d’évaluation annuel. Cette opération constitue toutefois une obligation à partir du moment où la convention collective le prévoit. Également nommé entretien individuel, il s’agit d’un échange entre un collaborateur et son manager. Celui-ci profite de cette rencontre pour :

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  • évaluer aussi bien les compétences que les performances du salarié sur l’année écoulée,
  • appréhender ses objectifs personnels,
  • détecter ses besoins de formation,
  • connaître ses perspectives d’évolution,
  • s’aligner sur ses attentes,
  • sanctuariser un moment d’échange privilégié avec l’employé,
  • faire le point sur les engagements pris par les deux parties,
  • fixer de nouveaux objectifs et challenges pour la période à venir, etc.

Bien que l’entretien annuel d’évaluation ne soit pas une obligation légale, il en va dans l’intérêt des entreprises de ne pas le négliger. Grâce à lui, vous pouvez vous donner les moyens d’accroître l’engagement de chaque salarié, de les fidéliser sur le long terme et de renforcer le capital humain. L’entretien professionnel avec les salariés est quant à lui obligatoire tous les deux ans et le bilan annuel tous les six ans.

Un logiciel RH pour vous aider à gérer les entretiens annuels

Comme vous pouvez le constater sur le site QuickMS, un bon logiciel RH vous permet de gagner en temps et en efficacité, mais aussi de minimiser vos contraintes. Celui-ci permet l’automatisation des tâches chronophages découlant de la gestion des entretiens annuels. Votre service RH, ainsi que les managers, peuvent se libérer des charges qu’elles représentent et se permettre d’accélérer la montée en compétences des collaborateurs. En clair, cet outil vous permet de programmer en seulement quelques clics vos campagnes à partir de modèles préétablis.

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Vous profitez d’un tableau de bord permettant d’en suivre en temps réel l’état d’avancement. Une fois qu’une campagne est créée, les managers organisent les entretiens des salariés qui, à leur tour, sont amenés à bien se préparer en auto-évaluant leurs compétences. Le jour J, les échanges se font fluidement et de façon plus pertinente puisque toutes les parties se sont bien préparées en amont. La relance des retardataires se fait de manière automatique. De plus, un logiciel RH centralise tous les entretiens au sein d’une même plateforme, ce qui vous permet d’avoir une vision à 360° sur ceux-ci. Ainsi, vous pouvez évaluer rapidement et efficacement votre personnel pour ainsi mieux le gérer.

Le plus intéressant avec cette solution, c’est qu’elle vous permet d’analyser et de traiter en toute simplicité toutes les données issues de chaque entretien. Cela est possible grâce à des rapports synthétiques, des tableaux de bord, voire des plans d’action personnalisés. Un logiciel RH permet également à chaque collaborateur d’accéder en temps réel à ses parcours professionnels. Il devient alors l’artisan de sa carrière professionnelle. L’outil favorise et fluidifie les échanges entre toutes les parties prenantes en leur proposant un espace de feedback et de dialogue et en garantissant la traçabilité des entretiens. Il facilite par ailleurs le partage des données et des documents et permet la validation de chaque entretien par signature électronique.

logiciels RH gestion entretiens annuels

Comment bien choisir votre logiciel RH ?

Un logiciel RH ne se choisit pas au hasard au vu de son importance. Lorsqu’il est bien adapté, il améliore votre productivité tout en vous aidant à suivre de plus près l’évolution professionnelle des collaborateurs. On note aussi l’optimisation de votre système RH et le respect de vos obligations. Pour bien choisir l’outil, il faut considérer un certain nombre de critères, dont :

  • l’intuitivité et l’aspect « user friendly » de la plateforme, qui doit être simple d’utilisation et facile à prendre en main par toutes les parties prenantes,
  • son évolutivité et sa flexibilité, en sachant qu’un bon logiciel doit se prêter à vos besoins spécifiques et aux évolutions réglementaires,
  • sa fiabilité et la sécurité des données, lesquelles doivent être en sûreté tout en étant accessibles à tout moment,
  • le support, ainsi que l’accompagnement du fournisseur, qui doit vous assister lors du paramétrage et du déploiement de l’outil.

En ce qui concerne les fonctionnalités, pensez à les choisir en fonction de vos besoins réels et de vos objectifs. Parmi celles à privilégier dans le cadre de la gestion des entretiens annuels, on note la création de trames personnalisées en fonction des postes et des profils. On cite également le lancement et le suivi des campagnes d’entretien en quelques clics, sans oublier les relances automatiques. La plateforme doit aussi vous permettre de créer et d’optimiser votre référentiel de compétences, de l’actualiser constamment grâce à l’auto-évaluation et de le relier aux fiches de poste.

De plus, on retrouve l’ajout d’objectifs individuels et collectifs, leur suivi et leur évaluation. La collecte des demandes de formation, leur validation par le service RH et les managers, l’export et le suivi du plan de développement des compétences sont d’autres fonctions indispensables. Assurez-vous que l’outil est en mesure d’interagir avec les autres dimensions RH, dont la formation, les compétences, le recrutement et la mobilité.