Quel outil pour la dématérialisation des convocations des élus ?

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Quel outil pour la dématérialisation des convocations des élus

À l’avènement des outils du numérique, tous les États du monde ont commencé à dématérialiser leurs divers services. Presque tous les types de documents sont maintenant disponibles en ligne.

Les communes ont également décidé de suivre le mouvement en dématérialisant les convocations destinées aux élus communaux. Quel est l’outil utilisé pour officialiser ce processus ? Découvrez ici, la réponse à cette question, mais par la même occasion les précisions sur ladite dématérialisation.

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Dématérialisation des convocations des élus : tout sur les outils et la démarche à adopter

Afin de redynamiser le système municipal, il a été mis en place un moyen par lequel il est maintenant possible de convoquer tous les élus par voie électronique. La convocation au conseil municipal par mail vient dématérialiser la procédure. L’outil utilisé est le Kbox créé par l’entreprise Qualigraf : considéré comme le cartable de l’élu.

La Kbox est facile d’utilisation. L’objectif de Qualigraf est d’accompagner les élus dans tous leurs processus de dématérialisation de la manière la plus simple possible. Par ailleurs, l’utilisation de la Kbox ne nécessite aucune compétence informatique.

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La Kbox présente également de nombreux avantages :

Pour le service des assemblées

Convoquer les élus au conseil municipal revient à mettre le logiciel en mode Saas. Les données qui y sont entrées sont sauvegardées dans des Datacenters hautement sécurisés avec un taux de disponibilité de 99,7 %. Le tableau de bord mis à la disposition du service des assemblées permet de calculer dans l’immédiat le quorum, avant la séance proprement dite.

outil pour la dématérialisation des convocations des élus

Pour les élus du conseil municipal

Après l’envoi du courrier contenant la convocation au conseil municipal, l’élu reçoit une alerte lui indiquant la date de la séance à laquelle il est convoqué. Le courrier contient par la même occasion une/des pièces jointes liées à la séance de travail.

Le courrier peut être reçu par l’élu, sur le web ou via n’importe quel appareil iOS, Android ou Windows. Le logiciel permet alors aux élus de commencer à travailler de façon directe et collaborative sur les documents de la séance, après les avoir téléchargés.

De nombreuses options sont disponibles : annotations manuscrites, soulignement et surlignage partagent des notes avec d’autres membres du conseil, classification personnelle des fichiers dans la Kbox, recherche globale pour identifier une séance passée et recherche plein texte pour trouver des mots clés.

Qu’y a-t-il à préciser sur cette dématérialisation du processus de convocation des élus ?

L’article L. 2121-10 du CGCT stipule que la convocation de l’élu au conseil municipal serait désormais transmise de manière dématérialisée ou, si l’élu le décide, à une adresse physique qu’il aurait mentionnée au préalable. La disposition est également applicable au conseil communautaire grâce à l’article L.5211-1 du CGCT.

Le courrier de convocation peut donc parvenir à l’élu de manière physique, à son domicile ou à une adresse qu’il aurait pris le temps de mentionner dans une demande. Retenez donc que l’élu doit recevoir son courrier cinq jours avant la réunion du conseil. Le processus est donc enclenché depuis le vote de la loi engagement et proximité n 2019-1461 du 27 décembre 2019.

La décision de ne pas tenir rigueur aux élus qui préfèrent recevoir un courrier physique vient du fait que plusieurs communes ont encore des difficultés quant à l’utilisation de l’outil informatique.