Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser un projet ?

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Une explication réussie de la gestion de projet en 6 étapes est un véritable défi  !

Ce tutoriel vous apprendra concrètement comment préparer un projet, le planifier de A à Z et le suivre, afin d’atteindre vos objectifs.

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À la fin de cet article, vous trouverez d’autres ressources (comment gérer les relations personnelles, modèles de documents…).

Les 6 principales étapes d’une bonne gestion de projet sont les suivantes :

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  • Étape 0 — Définir les objectifs du projet
  • Étape 1. Aminage du projet et définition de la liste des tâches
  • Étape 2. Définir le flux logique des tâches
  • Étape 3 – Ajouter des durées et des contraintes sur certaines tâches et intégrer les tâches externes
  • Étape 4 – Définir et affecter des ressources
  • Étape 5 – Planifier et surveiller le projet
  • Bonus : Le logiciel principal de gestion de projet

Voici le résumé de ce dossier et les sujets abordés :

Article

  • Résumé Étape 0 — Définir les objectifs du projet
  • Étape 1. Découpez le projet et définissez la liste des tâches : vous ne mangez une baguette qu’en la coupant en tranches !
  • Étape 3 – Ajouter des durées et des contraintes sur certaines tâches et intégrer les tâches externes
  • Étape 4- Définir et affecter des ressources
  • Étape 5 – Planifier et suivre le projet
  • Étape 6 : Faire une rétroaction après le projet (REX)
  • Logiciel de gestion de projet majeur
  • Vous voulez en savoir plus ?
  • Étape 2. Définir le flux logique des tâches

Étape 0 — Définir les objectifs du projet

L’ étape 0 semble un « basique », mais elle est trop souvent négligée (c’est pourquoi je l’ai nommée étape 0, donc ça semble évident… et pourtant c’est trop souvent négligé !).

Ne définissant pas les objectifs du projet, il peut induire un « effet tunnel » (c’est-à-dire commencer et avancer jusqu’à ce que l’on se rend compte qu’on a mal compris, mais souvent tardivement), ou même partir sur de mauvaises bases qui nécessiteront plus tard de devoir faire le travail à nouveau.

Il est essentiel de clarifier les objectifs du projet (priorité #1, et objectifs secondaires),ce que l’on attend de vous (livrables, délais, délais, budgets…) et la flexibilité que vous pouvez avoir.

Il est essentiel de l’écrire dans un document, afin de ne pas laisser de place à des malentendus, et surtout de le faire valider par l’entrepreneur.

Parfois, vous pouvez comprendre une chose et votre manager une autre (par exemple, le client souhaite obtenir des résultats rapides pour montrer à sa direction que cela va de l’avant, tandis que le chef de projet consacrera du temps à préparer le dossier et à tenir des réunions préparatoires).

Pour que les contraintes classiques d’un projet à prendre en compte à l’étape 0, vous avez généralement :

  • Temps pour l’atteindre (1 semaine, 1 mois…)
  • L’ argent pour le faire (budget « pas de limite » parce que la priorité ou au contraire un bricolage fait rapidement)
  • Les fonctions que vous voulez y mettre ou les résultats attendus (quelle est la « fonctionnalité tueuse » qui est de dire ce qu’il est essentiel de fournir)
  • Importance pour la gestion ou la stratégie d’entreprise

Sachant que ce qui est souvent décisif, ce sont les facteurs temps/argents/fonctions.

Ces 3 contraintes forment un triangle, que vous pouvez modifier pour vous assurer que l’une ou l’autre de ces contraintes est respectée.

Une bonne façon de clarifier le résultat obtenu, et donc laisser le décideur choisir lui-même afin de ne pas se retrouver dans une mauvaise posture…

Remarque : si votre sponsor ne vous offre pas de solutions (par exemple, plus de moyens, plus de temps…), alors demandez-lui : « Mais comment faites-vous alors ? Cela vous permet de retourner le problème au visage au lieu d’avoir à vous justifier et à trouver des solutions qui sont impossibles à tenir.

Étape 1. Découpez le projet et définissez la liste des tâches : vous ne mangez une baguette qu’en la coupant en tranches !

La première étape à faire consiste à dresser la liste des tâches à effectuer.

C’ est cette étape qui est la plus délicate, car elle jette les bases du projet.

Si l’on oublie une tâche à ce moment-là, le projet sera déformé, et donc sa gestion sera également déformée.

Liste de tous tâches possibles et imaginables, et être très critique de cette liste : pour chaque tâche, demandez-vous toujours ce que j’ai besoin d’avance pour pouvoir le faire ? Qu’est-ce que cela signifie pour le reste du projet ?

En procédant ainsi, vous trouverez par inférence et induction de nouvelles tâches que vous auriez pu oublier, des prérequis techniques…

Une autre astuce : faire la distinction entre l’exécution d’une tâche et la valider, et la communiquer.

Comme les lois du temps nous enseignent, la plupart du temps perdu est celui avant d’effectuer l’action : les gens perdent un temps fou à décider d’effectuer une action, en tenir compte et découper votre projet en détail !

Le mieux est de commencer avec du papier et du crayon, et de commencer à partir du but final.

En effet, à partir de l’objectif à atteindre, vous donnerez la priorité à vos efforts sur cet élément, au lieu de commencer par les détails.

Ensuite, vous pouvez vous utiliser

 :

  • Soit un fichier Excel avec liste de tâches et , accompagnées d’un fichier Powerpoint avec des dates importantes (adaptées aux projets qui ne sont pas complexes ou déjà connus).

  • Soit utiliser un fichier MindMapping (plus efficace dans le cas de projets complexes non clairs).

Dernière chose : vous n’avez pas à lister les tâches dans un ordre parfaitement chronologique, c’est juste plus pratique pour le reste.

Étape 2. Définir le flux logique des tâches

Tout ne devrait pas être fait en même temps, et il est essentiel de commencer immédiatement les chantiers.

Par exemple, vous pouvez organiser une réunion de lancement de projet avec les parties prenantes bien avant d’avoir tous les éléments en main.

En anticipant cela, vous avancerez déjà sur le projet (et ne subissez pas de temps d’arrêt), mais en plus vous fixerez une première date pour aller de l’avant sur le projet.

2.1. Prédécesseurs et successeurs

Maintenant que vous avez dressé la liste des tâches, vous devez les « connecter » les uns avec les autres, les commander.

Autrement dit, il est nécessaire de définir, pour chaque tâche, toutes les tâches prédécesseurs, c’est-à-dire toutes les tâches qui doivent être effectuées en amont, avant de pouvoir effectuer une tâche donnée : elle est appelée planification.

Petit point de vocabulaire : si nous appelons le prédécesseur la tâche amont, nous appelons le successeur la tâche en aval.

Par exemple, pour un projet « faire un gâteau », la tâche d’achat des ingrédients sera prédécesseur pour préparer le gâteau : oui, vous ne pouvez pas le préparer tant que vous n’avez pas les ingrédients nécessaires (au contraire, préparer le gâteau réussira à acheter les ingrédients) !

2.2. Types de fixations

Un lien de dépendance ou un lien de dépendance est la relation entre un prédécesseur et un successeur.

De plus, à cet égard, il existe 4 types de liens : FD (fin à début), FF (de bout en bout), DD (début à début), DF (début à fin). Définissez également des délais entre les tâches.

  • FD — De bout en début : La tâche B ne peut pas démarrer tant que la tâche A n’est pas terminée. C’est le type de connexion le plus courant. Représente environ 95 % des liens entre deux tâches. Par exemple, la publication du rapport ne peut pas commencer tant que le rapport n’est pas terminé.
  • FF — De bout en bout : la tâche B ne peut pas être terminée tant que la tâche A n’est pas terminée. La tâche B prend fin à tout moment après l’achèvement de la tâche A, et il n’est pas nécessaire de l’exécuter en même temps. Par exemple, le contrôle des installations électriques sur un chantier ne peut être effectué tant que toutes les installations n’ont pas été terminées. Dans ce cas, la tâche B est exécutée au fur et à mesure que les installations sont terminées : il n’est pas nécessaire d’attendre que toutes les installations soient terminées avant de vérifier la première installation.
  • DD — Début à démarrer : La tâche B ne peut pas démarrer tant que La tâche A a commencé. Petite précision : La tâche B peut commencer à tout moment une fois la tâche A démarrée, elle n’a pas à démarrer en même temps. Par exemple, le rapport ne peut pas commencer tant que le plan détaillé du rapport est créé n’a pas démarré.
  • DF — Début en bout : la tâche B ne peut pas être terminée tant que la tâche A n’a pas démarré. C’est le type de liaison le plus rare. Par exemple, vous ne pouvez pas terminer l’assemblage des toits d’une subdivision tant que le cadre n’a pas démarré.

2.3. Délais

Sur certaines liaisons, des contraintes de durée peuvent être appliquées. Par exemple, si je peins un mur, la première couche me prendra 1h.

Néanmoins, pour attaquer la deuxième couche, je vais devoir attendre que la première couche ait séché 6h.

Donc, ma tâche « première couche » ne durera pas 7 heures (car en réalité je serai libre pendant 6 heures), mais elle durera 1 heure, avec un lien FD 6h vers la tâche « deuxième couche ».

Sous Ouvrir Workbench, c’est appelé « écart » dans les propriétés de la tâche.

Étape 3 – Ajouter des durées et des contraintes sur certaines tâches et intégrer les tâches externes

Tout le monde se réserve toujours des marges de sécurité pour effectuer des actions.

Les actions du gestionnaire de projet sont donc les suivantes :

  • Officialiser les demandes adressées aux intervenants
  • Effectuer une relance avant la date de livraison des produits livrables (et si nécessaire recalculer une date)
  • Trouver des leviers (relationnels, hiérarchiques, budgétaires, organisationnels…) pour faire avancer les fichiers
  • Dates de temps (réunions, livraison des documents…) acceptées par les participants (demander leur avis, et si nécessaire pour voir ce qui est livré ou compris pour réduire les retards ou les coûts).

3.1. Durées ou charge de travail

Maintenant, cela dépendra si vous travaillez avec Microsoft Project ou Open Workbench ou d’autres logiciels de gestion de projet (par exemple Asana, Wrike, Trello…).

En effet, dans le cas de Microsoft Project, vous entrerez directement la durée des tâches, ce sera donc une entrée de votre part dans le logiciel.

D’un autre côté, dans le cas d’Open Workbench, vous entrez le « Reste à faire » avec les ressources. Ce n’est pas une durée, mais une charge de travail (par exemple, pour rédiger un rapport, cela prendra 3 heures de travail).

Un autre logiciel de gestion de projet implique la planification des tâches et la planification des dates dans les programmes de ressources.

Compte tenu de cette charge de travail et de la disponibilité des ressources, une durée finale sera obtenue.

La durée est donc une sortie du logiciel (par exemple, la rédaction d’un rapport qui ne prendrait que 3h de travail combinée à une disponibilité de 30min par jour prendra 6 jours). Bref, charge de travail ou durée, saisis-la à ce moment-là.

3.2. Souligne

Certaines tâches ont une date contraintes.

Il est temps de les ramener à la maison. Par exemple, la déclaration de revenus comporte une contrainte de fin au plus tard le 31 mai . Cette tâche comporte donc une contrainte « fin au plus tard » fixée au 31 mai.

Si cette contrainte n’est pas respectée, votre projet fiscal peut avoir des problèmes. Il y a aussi d’autres contraintes :

  • début le plus tôt
  • commencer au plus tard
  • doit démarrer le
  • doit terminer le
  • se terminent au plus tôt
  • fin au plus tard

3.3. Tâches externes

Votre projet dépend également de tâches externes.

Dans ce cas, vous pouvez soit choisir de les saisir directement en tant que tâche standard, soit de les saisir uniquement en tant que « jalon », c’est-à-dire une tâche de durée zéro, un point simple à valider avant de pouvoir continuer.

C’ est toi qui vois.

Pour ma part, puisque les projets que je dois gérer sont assez simples, je préfère les prendre en tant que tâches normales avec ressources.

Si vous entrez dans la complexité, le problème se posera si vous le faites : pour calculer les coûts du projet, le logiciel prendra également en compte le coût de ces ressources externes que vous n’avez normalement pas à inclure dans ce formulaire dans votre projet.

Étape 4 – Définir et affecter des ressources

Sur un projet, vous êtes la principale ressource pour organiser, et souvent faire des choses.

Veillez à ne pas le faire à la place des autres : non seulement vous risquez de faire moins vite et moins bien, mais en cas de problème, vous pourriez être tenu responsable…

Alors faites attention à apprendre à déléguer, et à être assertif (c’est-à-dire demander sans imposer).

4.1. Liste des ressources

Ici, le problème est simple : vous devez dresser une liste de ressources purement et simplement.

Ne pas oublier le matériel : les ressources ne impliquent pas seulement l’humain.

4.2. Définir les contraintes pour les ressources

Chaque ressource aura une disponibilité unique ou des contraintes de charge maximale.

N’ oubliez donc pas de définir le nombre d’heures disponibles par jour, leurs jours de repos (et, inversement, leurs jours ouvrables s’ils sont disponibles le week-end) et le temps qu’ils peuvent consacrer au maximum à une tâche.

Par exemple, on peut imaginer quelqu’un qui travaillera tous les jours, même les week-ends, mais qui ne sera disponible que 2 heures par jour, et qui ne pourra consacrer que la moitié de son temps (50%) à une tâche.

Cet exemple combine les trois contraintes.

4.3. Assigner des ressources

Une fois que vous avez votre liste de ressources, vous pouvez les affecter à vos tâches.

N’ oubliez pas de spécifier le reste à faire pour le moment.

Le repos dépend des ressources ET des tâches, il ne s’agit pas seulement d’une charge de travail par tâche divisible entre les ressources.

Étape 5 – Planifier et surveiller le projet

5.1.

Plan Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de planifier le projet.

Cela vous permettra alors de comparer la prévision et la réalité, de voir où vous avez pêché, et ainsi vous améliorer continuellement.

Il y a des fonctionnalités fournies dans le logiciel de gestion de projet (voir la fin de ce dossier).

5.2. Suivi

Ici commence la gestion du projet elle-même.

Ce que nous avons fait jusqu’à présent était une question de gestion de projet, puisque vous avez été impliqué dans la définition des tâches et des objectifs.

L’ essentiel est de donner vie à votre horaire et de le réviser au jour le jour : de cette façon, vous comprendrez en direct ce qu’implique un changement dans une tâche quant à la date de fin du projet, et vous serez en mesure de prendre les mesures correctives nécessaires.

J’ insiste : le calendrier doit vivre au rythme du projet, sinon il est ne sont plus inutiles.

Idéalement, vous devez également avoir un espace partagé (Google Docs, Google Sheets, Wiki, Intranet, Slack, Asana, Trello, wrike…) qui centralise l’information pour tous.

Cela vous permet de dire, par exemple, « Oui, vous avez des informations sur l’espace du projet… » au lieu de perdre des heures à montrer à tout le monde où l’information est…

Planifiez des réunions personnelles en particulier dans votre calendrier pour faire revivre les gens… Vous verrez que souvent, même les personnes ayant la meilleure volonté, n’obéissent qu’à ceux qui « crient » le plus fort ou qui les font revivre souvent.

Un petit truc est de passer au peuple juste pour dire bonjour, faire un coucou… cela permet de ne pas oublier physiquement que les participants doivent vous donner des éléments !

5.3. Clôture du projet

Il s’agit d’une phase souvent négligée, c’est d’indiquer la fin du projet, avec une partie à la fin du projet.

Souvent, le fin du projet est souvent liée à la mise en œuvre de celui-ci, mais il est conseillé de faire 2 événements distincts :

  • Un lancement officiel du projet qui sera le point de départ pour les utilisateurs
  • Une clôture de projet qui sera une fête pour les participants au projet

Étape 6 : Faire une rétroaction post-projet (REX)

Le retour de l’expérience (ou REX) permet de faire une analyse « post mortem  » de son projet avec ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné…

L’ objectif est de réunir les principaux acteurs du projet plusieurs semaines après la fin du projet, afin d’avoir un retour « froid », c’est-à-dire une fois le projet en place.

Le REX permet de ne plus commettre les mêmes erreurs pour les projets futurs et récompense souvent les participants au projet.

Voici se termine cet article qui a essayé de vous présenter à la gestion de projet en 6 majeur étapes.

Bien sûr, rien ne vaut une formation complète et détaillée sur ce sujet ou la lecture d’un bon livre de référence.

Mais si vous n’avez ni le temps ni les moyens d’offrir une formation de ce type, dépassant facilement 2000€, j’espère au moins que grâce à cet article vous aurez appris un peu plus sur la façon de gérer vos projets.

Les principaux logiciels de gestion de projet

Pour automatiser la gestion de vos projets, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet.

Pour un projet ultra simple (par exemple l’organisation d’une foire commerciale, d’un webinaire…), un document Word de référence et/ou un fichier Excel partagé suffisent.

Pour un petit projet dans une PME, une Startup, pour une mission freelance… Wrike ou Asana sont assez.

Pour un projet plus complexe, MS Project est généralement plus approprié.

Pour le développement d’un logiciel, un produit… en mode agile, Trello est généralement bien adapté.

En outre, utilisez des logiciels de communication tels que Slack, Teams… pour obtenir rapidement des réponses et garder un historique des échanges (groupés ou individuels).

MS Project : le plus complet, mais aussi le plus complexe… à réserver aux grands projets très structurés avec gestion du temps passé, coût…

BaseCamphq.com  : il est le leader mondial des sites de gestion de projets. Il est simple et facile à utiliser.

http://www.redmine.org/  : il s’agit d’un logiciel de gestion de projet open source. C’est assez rustique, mais c’est gratuit.

Wrike est un logiciel complet de gestion de projet, avec gestion des tâches de projet, gestion d’images, vidéo…

Asana  : Ce logiciel de gestion de projet en ligne est très complet, avec une gestion avancée des tâches, en particulier avec Gantt… C’est un logiciel pour plus structuré entreprises.

https://slack.com/  : Slack outil de travail collaboratif sous la forme d’un chat où l’on peut partager des documents, des commentaires… mais ce n’est pas un outil de gestion de projet, c’est une solution de travail collaborative qui complète Asana, MS Project, Wrike… en apportant plus d’interactivité. Slack est gratuit pour les petites équipes.

— Équipes : logiciel de communication Microsoft (chat, réunion, visio…).

Trello  : c’est un outil de gestion des tâches plutôt qu’un véritable outil de gestion de projet (par exemple pas de Gantt, pas de gestion du temps…), mais il permet de gérer des projets très simplement et visuellement, surtout ceux qui utilisent la méthode agile.

Pour utiliser Trello correctement, vous devez installer les plugins Chrome suivants :

  • Titres de couleur de carte pour Trello

  • Scrum Trello

  • Élégant — Thèmes personnalisés pour Sites Web
  • Numéros de cartes Trello

  • Ultimello, le pack de fonctionnalités pour Trello

Et voici le résultat :

Workflowy.com Gestion des priorités hyper simple, par exemple pour organiser une semaine de travail, un projet… C’est plutôt un outil d’organisation personnelle.

Vous voulez en savoir plus ?

Voici une série d’articles de gestion de projet qui complètent l’article que vous venez de lire.

En effet, vous avez découvert les principes fondamentaux, mais les articles suivants vous enseigneront toutes les subtilités d’une bonne gestion de projet :

  • Les clés de projets de bonne gestion
  • Personnalité et relation dans la gestion de projet
  • Comment ne pas brûler en tant que chef de projet

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